Mme Blesa, votre pharmacie est située dans l’une des principales zones touristiques de Tenerife. Comment votre activité évolue-t-elle au cours de l’année ?
Notre pharmacie se trouve à Los Cristianos, dans la commune d’Arona, au sud de Tenerife. Même si nous sommes situés dans l’une des principales zones touristiques de l’île, notre clientèle est également composée de nombreux patients locaux.
La saisonnalité a un impact important sur notre activité. En hiver, le nombre de visiteurs augmente, tout comme la demande liée aux pathologies saisonnières. En été, les besoins évoluent et nous constatons, par exemple, une hausse des demandes en matière de protection solaire et de soins de la peau.
Avant l’automatisation, quelle était votre principale difficulté au quotidien et quand avez-vous compris qu’il était temps de changer ?
La gestion des commandes était l’une des tâches les plus chronophages : la réception, le contrôle et le rangement nécessitaient beaucoup d’heures de travail et mobilisaient plusieurs personnes, alors que nous aurions préféré consacrer ces ressources aux patients. La recherche des produits pouvait également être source d’inefficacité lorsque l’emplacement indiqué par le système ne correspondait pas à leur emplacement réel.
Il n’y a pas eu un moment précis où nous avons décidé d’installer un robot. C’est une décision qui s’est construite progressivement, dans le cadre de notre démarche d’amélioration continue et de recherche d’efficacité. À un certain moment, nous avons compris qu’il était difficile d’aller plus loin avec les seuls processus manuels. L’automatisation est donc devenue l’évolution naturelle de notre façon de travailler.
Comment avez-vous choisi votre solution et qu’est-ce qui vous a convaincus de choisir SINTESI ?
Nous avons comparé les principales solutions disponibles sur le marché, en les évaluant selon plusieurs critères : capacité, vitesse, fiabilité, facilité d’utilisation, gestion des dates de péremption et coûts de maintenance. Pour rendre la comparaison aussi objective que possible, nous avons même analysé les différentes solutions sans savoir à quel fabricant elles appartenaient.
Au final, SINTESI de Pharmathek s’est révélée être la solution la mieux adaptée à nos besoins.
Vous avez choisi d’installer SINTESI à l’étage supérieur. Pourquoi ?
Nous voulions préserver au maximum l’espace dédié à l’accueil et aux services aux patients. Nous avons donc regroupé toute la partie logistique à l’étage : le robot, le stockage et la réception des commandes. Cela nous a permis de conserver un espace patient dégagé et plus confortable.
Même si, au départ, nous aurions aimé que le robot soit visible par les patients, nous avons trouvé une alternative : des écrans installés dans l’espace de comptoir permettent de visualiser en temps réel la préparation des commandes.
Concrètement, qu’est-ce qui a changé dans le travail de l’équipe ?
Le changement a été très important. Avant, le personnel devait se déplacer fréquemment vers la zone de stockage pour chercher les médicaments. Aujourd’hui, les postes de travail au comptoir sont organisés autour des sorties du robot, ce qui réduit les déplacements au minimum.
Mais le changement le plus important concerne le temps que nous avons gagné. Pendant que SINTESI prépare le médicament, notre équipe peut continuer à échanger avec le patient, répondre à ses questions, lui expliquer son traitement ou lui apporter un conseil, sans devoir interrompre constamment la conversation.
Et pour les patients, qu’est-ce qui a changé ?
La qualité du service s’est nettement améliorée.
Les temps d’attente ont diminué et les files d’attente qui pouvaient se former pendant les périodes de forte affluence sont désormais beaucoup moins fréquentes. La disponibilité des produits s’est également améliorée : grâce à notre capacité de stockage et à un meilleur suivi des stocks, nous sommes aujourd’hui plus souvent en mesure de fournir au patient l’intégralité de son traitement en une seule visite.
Les patients ont également accueilli positivement cette technologie.
Quelles sont les fonctionnalités de SINTESI que vous appréciez le plus ?
Le système de chargement automatique Pharmaload est certainement l’une des fonctionnalités qui a eu le plus d’impact sur notre quotidien.
Pouvoir charger une commande complète et laisser le robot la gérer de manière autonome nous a permis de supprimer une tâche qui nécessitait auparavant beaucoup de temps et de ressources.
Les Connected Exits sont également devenues essentielles : elles nous permettent de savoir en temps réel ce qui est délivré, à quelle commande cela correspond et ce qui est en cours d’acheminement. En particulier pendant les périodes de forte affluence, cette visibilité rend le travail plus fluide et permet à l’équipe de travailler plus sereinement.
Depuis l’installation, quel est selon vous le principal bénéfice de l’automatisation ?
Aujourd’hui, l’équipe peut accorder davantage d’attention à la personne qui se trouve devant elle, sans devoir interrompre constamment la conversation pour chercher un produit ou gérer la logistique. Nous pouvons prendre davantage le temps d’écouter, mieux expliquer un traitement et proposer un conseil plus personnalisé.
Dans une pharmacie située dans une zone touristique comme la nôtre, où le rythme peut varier considérablement au cours de l’année, cette sérénité fait vraiment la différence.
Quel conseil donneriez-vous à une pharmacie qui, comme la vôtre, exerce dans une zone touristique ?
Nous lui conseillerions de considérer l’automatisation comme un investissement stratégique à long terme et de partir des besoins réels de sa pharmacie.
Il ne faut pas seulement regarder l’investissement initial, mais aussi la manière dont une solution peut améliorer, sur le long terme, l’organisation, l’efficacité de l’équipe et la qualité du service aux patients.
Pour nous, Pharmathek a été une expérience très positive à cet égard. Nous nous sommes sentis accompagnés dès la conception du projet et avons toujours bénéficié d’une grande disponibilité et d’un bon support, y compris après l’installation.
