Dott.ssa Blesa, la vostra farmacia è posizionata in una delle zone turistiche più importanti di Tenerife. Come cambia il vostro lavoro durante l’anno?
La nostra farmacia si trova a Los Cristianos, nel comune di Arona, a sud di Tenerife. Anche se siamo in una delle principali zone turistiche dell’isola, la nostra clientela è composta anche da tanti pazienti locali.
La stagionalità ha un impatto importante sul nostro lavoro. Durante l’inverno aumentano sia i visitatori sia la domanda legata alle patologie stagionali, mentre in estate cambiano le esigenze e crescono, ad esempio, le richieste di prodotti per la protezione solare e la cura della pelle.
Prima dell’automazione, qual era la principale difficoltà nella gestione quotidiana e quando avete capito che era il momento di cambiare?
La gestione degli ordini era una delle attività più impegnative: ricezione, controllo e stoccaggio richiedevano molte ore e diverse persone, risorse che avremmo preferito dedicare ai pazienti. Anche la ricerca dei prodotti poteva creare inefficienze quando la posizione indicata dal sistema non corrispondeva a quella reale.
La scelta di installare un robot non c’è stato un momento preciso. È stata una decisione maturata nel tempo, lavorando sull’efficienza e sul miglioramento continuo. A un certo punto abbiamo capito che, con i soli processi manuali, era difficile fare un ulteriore passo avanti. L’automazione è diventata quindi la naturale evoluzione del nostro modo di lavorare.
Come avete scelto la soluzione e cosa vi ha convinto di SINTESI?
Abbiamo confrontato le principali soluzioni disponibili sul mercato, valutandole su diversi aspetti: capacità, velocità, affidabilità, facilità d’uso, gestione delle scadenze e costi di manutenzione. Per rendere il confronto il più oggettivo possibile, abbiamo persino analizzato le soluzioni senza sapere a quale produttore appartenessero.
Alla fine, SINTESI di Pharmathek è risultato quella più adatta alle nostre esigenze.
Avete scelto di installare SINTESI al piano superiore. Perché?
Volevamo preservare il più possibile lo spazio dedicato ai servizi. Abbiamo quindi concentrato al piano superiore tutta la parte logistica: robot, magazzino e ricezione degli ordini. In questo modo l’area dedicata ai pazienti è rimasta libera e più confortevole.
Anche se inizialmente ci sarebbe piaciuto rendere il robot visibile ai pazienti, abbiamo trovato un’alternativa: degli schermi nell’area di assistenza mostrano in tempo reale la preparazione degli ordini.
Cosa è cambiato concretamente nel lavoro del team?
Il cambiamento è stato molto significativo. Prima il personale doveva spostarsi frequentemente verso il magazzino per cercare i farmaci. Oggi le postazioni al banco sono organizzate intorno alle uscite del robot e gli spostamenti sono ridotti al minimo.
Ma il cambiamento più importante riguarda il tempo. Mentre SINTESI prepara il farmaco, il nostro team può continuare a parlare con il paziente, chiarire un dubbio, spiegare il trattamento o fornire una consulenza senza doversi interrompere continuamente.
E per i pazienti, cosa è cambiato?
La qualità del servizio è migliorata in modo molto evidente.
I tempi di attesa si sono ridotti e le code che potevano formarsi nei momenti di maggiore affluenza sono diventate molto meno frequenti. Anche la disponibilità dei prodotti è migliorata: grazie alla capacità di stoccaggio e al controllo delle scorte, oggi riusciamo più spesso a fornire al paziente il trattamento completo in un’unica visita.
Anche i pazienti hanno accolto positivamente la tecnologia.
Quali sono le funzioni di SINTESI che apprezzate maggiormente?
Il caricamento automatico Pharmaload è sicuramente una delle funzioni che ha avuto il maggiore impatto sulla nostra quotidianità.
Poter inserire un intero ordine e lasciare che sia il robot a gestirlo autonomamente ci ha permesso di eliminare un’attività che prima richiedeva molto tempo e risorse.
Anche le Connected Exit sono diventate fondamentali: ci permettono di sapere in tempo reale cosa viene erogato, a quale ordine appartiene e cosa sta arrivando. Soprattutto nei momenti di maggiore affluenza, avere questa visibilità rende il lavoro più fluido e il team più tranquillo.
Dopo l’installazione, quale considerate oggi il valore più importante dell’automazione?
Oggi il team può dedicare più attenzione alla persona che ha davanti, senza dover interrompere continuamente la conversazione per cercare un prodotto o occuparsi della logistica. Possiamo ascoltare con più calma, spiegare meglio un trattamento e offrire una consulenza più personalizzata.
In una farmacia turistica come la nostra, dove i ritmi possono cambiare molto durante l’anno, avere questa tranquillità fa davvero la differenza.
Che consiglio dareste a una farmacia che, come la vostra, lavora in una località turistica?
Diremmo di considerare l’automazione come un investimento strategico di lungo periodo e di partire dalle esigenze reali della propria farmacia.
Non bisogna guardare soltanto all’investimento iniziale, ma a quanto una soluzione può migliorare nel tempo l’organizzazione, l’efficienza del team e il servizio al paziente.
Per noi, Pharmathek è stata un’esperienza molto positiva proprio sotto questo aspetto. Ci siamo sentiti accompagnati fin dalla progettazione e abbiamo trovato disponibilità e supporto anche dopo l’installazione.
