Dra. Blesa, a vossa farmácia está situada numa das zonas turísticas mais importantes de Tenerife. Como é que o vosso trabalho muda ao longo do ano?
A nossa farmácia está situada em Los Cristianos, no município de Arona, no sul de Tenerife. Apesar de estarmos numa das principais zonas turísticas da ilha, a nossa clientela também inclui muitos doentes locais.
A sazonalidade tem um impacto importante no nosso trabalho. Durante o inverno aumentam tanto o número de visitantes como a procura relacionada com as patologias sazonais, enquanto no verão as necessidades mudam e, por exemplo, aumentam os pedidos de produtos de proteção solar e cuidados da pele.
Antes da automatização, qual era a principal dificuldade na gestão diária e quando perceberam que era o momento de mudar?
A gestão das encomendas era uma das tarefas mais exigentes: a receção, o controlo e o armazenamento exigiam muitas horas e várias pessoas, recursos que preferíamos dedicar aos doentes. A procura dos produtos também podia gerar ineficiências quando a localização indicada pelo sistema não correspondia à localização real.
A decisão de instalar um robot não aconteceu num momento específico. Foi uma decisão que amadureceu ao longo do tempo, à medida que trabalhávamos na eficiência e na melhoria contínua. A certa altura, percebemos que, apenas com processos manuais, era difícil dar mais um passo em frente. A automatização tornou-se, assim, a evolução natural da nossa forma de trabalhar.
Como escolheram a solução e o que vos convenceu no SINTESI?
Comparámos as principais soluções disponíveis no mercado, avaliando diferentes aspetos: capacidade, velocidade, fiabilidade, facilidade de utilização, gestão dos prazos de validade e custos de manutenção. Para tornar a comparação o mais objetiva possível, chegámos mesmo a analisar as soluções sem saber a que fabricante pertenciam.
No final, o SINTESI da Pharmathek revelou-se a solução mais adequada às nossas necessidades.
Escolheram instalar o SINTESI no piso superior. Porquê?
Queríamos preservar o máximo possível o espaço dedicado aos serviços. Por isso, concentrámos no piso superior toda a parte logística: o robot, o armazém e a receção das encomendas. Desta forma, a área destinada aos doentes ficou livre e mais confortável.
Embora inicialmente tivéssemos gostado que o robot fosse visível para os doentes, encontrámos uma alternativa: ecrãs instalados na área de atendimento mostram, em tempo real, a preparação das encomendas.
O que mudou concretamente no trabalho da equipa?
A mudança foi muito significativa. Antes, os colaboradores tinham de se deslocar frequentemente ao armazém para procurar os medicamentos. Hoje, os postos de atendimento estão organizados em torno das saídas do robot e as deslocações foram reduzidas ao mínimo.
Mas a mudança mais importante está relacionada com o tempo. Enquanto o SINTESI prepara o medicamento, a nossa equipa pode continuar a falar com o doente, esclarecer uma dúvida, explicar o tratamento ou prestar aconselhamento sem ter de interromper constantemente a conversa.
E para os doentes, o que mudou?
A qualidade do serviço melhorou de forma muito evidente.
Os tempos de espera diminuíram e as filas que se podiam formar nos períodos de maior afluência tornaram-se muito menos frequentes. Também melhorou a disponibilidade dos produtos: graças à capacidade de armazenamento e ao controlo do stock, hoje conseguimos, com maior frequência, disponibilizar ao doente o tratamento completo numa única visita.
Os doentes também receberam a tecnologia de forma muito positiva.
Quais são as funcionalidades do SINTESI que mais valorizam?
O carregamento automático Pharmaload é, sem dúvida, uma das funcionalidades que teve maior impacto no nosso dia a dia.
Poder introduzir uma encomenda completa e deixar que o robot a processe de forma autónoma permitiu-nos eliminar uma tarefa que anteriormente exigia muito tempo e recursos.
As Connected Exit também se tornaram fundamentais: permitem-nos saber, em tempo real, o que está a ser dispensado, a que encomenda corresponde e o que está a chegar. Sobretudo nos momentos de maior afluência, ter esta visibilidade torna o trabalho mais fluido e deixa a equipa mais tranquila.
Depois da instalação, qual consideram ser hoje o valor mais importante da automatização?
Hoje, a equipa pode dedicar mais atenção à pessoa que tem à sua frente, sem ter de interromper constantemente a conversa para procurar um produto ou tratar da logística. Podemos ouvir com mais calma, explicar melhor um tratamento e prestar um aconselhamento mais personalizado.
Numa farmácia turística como a nossa, onde o ritmo de trabalho pode mudar bastante ao longo do ano, ter esta tranquilidade faz realmente a diferença.
Que conselho dariam a uma farmácia que, tal como a vossa, trabalha numa zona turística?
Diríamos que deve considerar a automatização como um investimento estratégico a longo prazo e começar pelas necessidades reais da sua farmácia.
Não se deve olhar apenas para o investimento inicial, mas também para o impacto que uma solução pode ter, ao longo do tempo, na organização, na eficiência da equipa e no serviço prestado ao doente.
Para nós, a Pharmathek foi uma experiência muito positiva precisamente neste sentido. Sentimo-nos acompanhados desde a fase de planeamento e encontrámos disponibilidade e apoio também depois da instalação.
