Automatização em farmácia: 9 mitos para desmistificar

«Um robô? Na minha farmácia não faria sentido.»

Talvez já tenha pensado nisso por causa do espaço disponível. Ou porque imagina uma instalação demasiado invasiva, um sistema complicado de utilizar ou um investimento difícil de adaptar ao longo do tempo.

São dúvidas compreensíveis. Mas até que ponto correspondem realmente à realidade?

Quando se fala de automatização em farmácia, algumas ideias acabam por se transformar em verdadeiras barreiras, mesmo antes de se avaliar uma solução concreta.

Por isso, reunimos 9 falsos mitos sobre a automatização em farmácia e colocámo-los à prova através da experiência de farmácias reais que decidiram automatizar.

O objetivo não é convencê-lo de que um robô é a solução para todas as farmácias. É ajudá-lo a perceber se, e de que forma, um projeto de automatização pode fazer sentido na sua farmácia.

Mito 1
«O robô é demasiado grande para a minha farmácia»

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Quando pensa num robô para farmácia, é fácil imaginar uma máquina volumosa, que necessita de um espaço próprio e que simplesmente não cabe numa farmácia pequena.

A questão não é encontrar uma farmácia suficientemente grande para o robô. É projetar o robô em função da farmácia.

As dimensões do robô podem ser adaptadas aos espaços disponíveis e, em alguns casos, o sistema pode ser instalado precisamente onde antes estavam as gavetas. Com uma diferença importante: no mesmo espaço, é possível gerir muito mais embalagens.

O SINTESI, por exemplo, está disponível em diferentes configurações e pode aproveitar também o espaço em altura. Desta forma, a automatização pode encontrar o seu lugar mesmo em farmácias com espaços reduzidos.

É o caso da Farmácia Scagliola, uma realidade com menos de 40 m² de área de venda, onde o robô foi projetado para se adaptar aos espaços disponíveis e apoiar o trabalho diário da farmácia.

Por isso, antes de pensar «na minha farmácia não cabe», vale a pena perguntar: «Como posso aproveitar melhor o espaço que tenho?»

Porque uma farmácia pequena não significa necessariamente pouco espaço para a automatização. Significa que esse espaço deve ser bem projetado.

Mito 2
«Instalar um robô significa remodelar completamente a farmácia»

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Quando se pensa num projeto de automatização, é fácil imaginar uma farmácia completamente diferente: novos móveis, novas passagens, obras invasivas e uma área de venda transformada.

Mas automatizar não significa necessariamente começar do zero.

Um projeto bem pensado parte dos espaços existentes e procura a melhor forma de os integrar, concentrando, sempre que possível, a intervenção nas áreas menos visíveis para os clientes.

Na Farmácia Santa Chiara, por exemplo, a principal alteração aconteceu no armazém da cave: o robô permitiu concentrar aí parte do armazenamento, recuperando muito espaço.

Na área de venda, pelo contrário, a automatização chega aos balcões sem alterar de forma evidente o ambiente da farmácia.

Nem sempre é necessário transformar a farmácia para a automatizar. Por vezes, a maior mudança acontece precisamente onde o cliente não a vê.

E quando o robô passa a fazer parte da gestão do armazém, pode surgir outra dúvida.

Mito 3
«Com o robô vou perder o controlo do armazém»

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Numa farmácia existem hábitos que se constroem ao longo dos anos. Sabe onde procurar uma determinada embalagem, quais as gavetas que utiliza com mais frequência e, em muitos casos, conhece as referências quase de memória.

Por isso, pode surgir uma preocupação: «Se o robô gere as embalagens, como vou saber onde estão?»

Na realidade, com o robô não precisa de conhecer a localização de cada embalagem. E, ao mesmo tempo, o controlo sobre o armazém aumenta.

Passa a ter informações precisas sobre os prazos de validade, a rotação do stock e as embalagens que não são movimentadas há algum tempo, permitindo organizar as devoluções antes do prazo de validade terminar.

A Farmácia Marušić, por exemplo, escolheu o SINTESI e o Pharmaload precisamente para tornar mais rápidos e controlados a receção, o armazenamento e a recolha dos produtos, com um controlo preciso dos prazos de validade e da rotação do stock.

Já não precisa de saber onde estão as embalagens. Tem algo mais: sabe sempre o que existe no seu armazém e o que está a acontecer.

Mito 4
«Não preciso de um robô na farmácia»

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Se pensa no robô como uma máquina que recolhe as embalagens e as leva ao balcão, é fácil chegar a esta conclusão: «Para que preciso dele?»

Na realidade, a entrega é apenas a última etapa.

O robô pode assumir a gestão da mercadoria desde a sua chegada à farmácia: verifica as encomendas recebidas, armazena as embalagens e, quando são necessárias, recolhe automaticamente o produto correto e com o prazo de validade mais próximo.

O valor, portanto, não está simplesmente no facto de uma máquina recolher um produto por si. Está no trabalho que consegue assumir ao longo de todo o processo, libertando o farmacêutico de várias tarefas operacionais e repetitivas.

E isto pode ter impacto também na experiência do cliente.

Na Farmácia Union, por exemplo, o robô está ligado não só aos postos de atendimento ao balcão, mas também às cabinas destinadas aos serviços: o farmacêutico pode receber diretamente os produtos durante o aconselhamento, sem o interromper.

O resultado não é apenas um armazém mais eficiente. É também um serviço mais contínuo e de maior qualidade para o cliente.

Mito 5
«O robô substitui o trabalho das pessoas»

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Se uma máquina pode assumir parte do trabalho, significa que serão necessárias menos pessoas?

É uma preocupação compreensível, mas parte de um equívoco: o robô não substitui as pessoas. Substitui algumas tarefas que não precisam necessariamente de ser realizadas pelas pessoas.

Gerir a mercadoria, arrumar os produtos, procurar as embalagens, controlar os prazos de validade: são operações necessárias, mas repetitivas e de reduzido valor acrescentado. Entregá-las à tecnologia permite libertar tempo para atividades em que o profissionalismo do farmacêutico faz a diferença: o aconselhamento, a escuta, a relação com o utente e os serviços.

A experiência da Farmácia Chopera demonstra-o bem. O Diretor Técnico decidiu confiar ao robô o maior número possível de tarefas de gestão, precisamente para dar à equipa mais tempo para dedicar aos utentes. Depois da instalação, a pessoa que anteriormente se ocupava das tarefas agora automatizadas pôde dedicar-se a outras atividades importantes para a farmácia.

A automatização, portanto, não elimina o trabalho das pessoas.

Muda a forma como esse trabalho é distribuído.

Mito 6
«Se escolher um robô hoje, amanhã ficarei limitado a esta configuração»

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A farmácia muda ao longo do tempo: os volumes podem aumentar, os espaços podem mudar, a organização do trabalho pode evoluir ou podem surgir novas necessidades.

Por isso, pode surgir uma preocupação: «Se hoje projeto a automatização de determinada forma, amanhã terei de a manter assim?»

Um projeto de automatização não deve ser uma fotografia da farmácia no momento da instalação. Pode evoluir com a farmácia, através de ampliações e novas integrações.

Foi o que aconteceu na Farmácia Comunale San Miniato Basso: depois de instalar o SINTESI em 2020, alguns anos mais tarde a farmácia ampliou o projeto, ligando uma nova estação de entrega integrada na configuração existente.

A automatização, portanto, não tem necessariamente de ser um ponto de chegada. Pode ser um projeto capaz de crescer com a farmácia.

Mito 7
«O robô tem de estar no mesmo piso da área de venda»

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Quando pensa num robô numa farmácia, é natural imaginá-lo próximo e, se possível, à vista. «Se não o vejo, como sei o que está a acontecer?»

Na realidade, o robô também pode ser instalado num espaço ou piso diferente da área de venda, ligando-o aos postos através do sistema mais adequado.

E para saber o que está a acontecer também não é necessário estar junto do robô: com a GEMINI, o dashboard do robô Pharmathek pode ser acedido a partir de qualquer dispositivo autorizado existente na farmácia.

A Farmácia Internazionale de Bolonha, por exemplo, instalou o SINTESI na cave, recuperando espaço para a área de venda e a zona de serviços.

A Farmácia Blesa de Tenerife optou, por sua vez, por instalá-lo no piso superior. As Connected Exit permitem à equipa saber em tempo real o que está a ser dispensado, a que encomenda corresponde e o que está a chegar.

Não é o piso que determina se a automatização pode funcionar. É o projeto que encontra a melhor forma de ligar os diferentes espaços da farmácia.

Mito 9
«Depois da instalação, se acontecer alguma coisa, ficarei sozinho»

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Quando se introduz uma tecnologia importante numa farmácia, é normal perguntar o que acontecerá se, um dia, alguma coisa deixar de funcionar.

Quem me responde se tiver um problema? Quanto tempo terei de esperar? E se o robô parar?

É uma preocupação compreensível: escolher um robô significa também confiar-lhe uma parte importante do trabalho diário da farmácia.

Com a Pharmathek, o apoio não intervém apenas quando existe um problema. A equipa acompanha cada sistema ao longo do tempo, com duas visitas programadas por ano e uma análise contínua dos dados para identificar possíveis anomalias e intervir antes que ocorram.

E, quando é necessário, do outro lado do telefone estão pessoas. A equipa pode intervir rapidamente à distância ou, se necessário, estar na farmácia em poucas horas.

A Farmácia Bucine sabe-o bem: depois de 13 anos a utilizar um robô SINTESI, voltou a escolher a Pharmathek para o seu novo robô. Entre os fatores que acompanharam esta decisão esteve também a presença constante de uma equipa de apoio conhecida e com experiência ao longo dos anos.

Porque um robô não se escolhe apenas pela tecnologia que oferece. Também pelas pessoas que continuarão a acompanhá-lo ao longo do tempo.

9 mitos, uma pergunta

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Falámos de espaços, instalação, utilização, trabalho do farmacêutico, organização do armazém, evolução da solução e assistência.

Mas todos estes mitos têm algo em comum.

Partem da ideia de que existe uma única forma de automatizar uma farmácia.

Uma farmácia grande ou pequena.

Um robô num determinado espaço.

Uma determinada forma de trabalhar.

Uma configuração que permanece igual ao longo do tempo.

A realidade é diferente.

Cada farmácia tem os seus próprios espaços, fluxos de trabalho, volumes, pessoas e necessidades.

Por isso, antes mesmo de perguntar qual o robô a escolher, vale a pena perceber qual o problema que se pretende resolver e de que forma a automatização pode integrar-se na forma de trabalhar de cada farmácia.