Automazione in farmacia: 9 falsi miti da sfatare

“Il robot? Nella mia farmacia non avrebbe senso.”

Forse lo hai pensato per gli spazi che hai a disposizione. Oppure perché immagini un’ installazione troppo invasiva, un sistema complicato da utilizzare o un investimento difficile da modificare nel tempo. Sono dubbi comprensibili. Ma quanto corrispondono davvero alla realtà?

Quando si parla di automazione in farmacia, alcune convinzioni finiscono per diventare vere e proprie barriere, ancora prima di aver valutato una soluzione concreta.

Per questo abbiamo raccolto 9 falsi miti sull’automazione in farmacia e li abbiamo messi alla prova attraverso l’esperienza di farmacie reali che hanno scelto di automatizzare.

L’obiettivo non è convincerti che un robot sia la soluzione per tutti. È aiutarti a capire se, e come, un progetto di automazione può avere senso nella tua farmacia.

Mito 1
“Il robot è troppo grande per la mia farmacia”

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Quando pensi a un robot per la farmacia, è facile immaginare una macchina ingombrante, che richiede uno spazio dedicato e che in una farmacia piccola semplicemente non può entrare. Il punto non è trovare una farmacia abbastanza grande per il robot. È progettare il robot in funzione della farmacia.

Le dimensioni del robot possono essere progettate in base agli spazi disponibili e, in alcuni casi, il sistema può essere installato proprio dove prima c’erano le cassettiere. Con una differenza importante: nello stesso spazio puoi gestire molte più confezioni.

SINTESI, per esempio, è disponibile in diverse configurazioni e può sfruttare anche lo sviluppo in altezza. In questo modo l’automazione può trovare posto anche in farmacie con spazi ridotti.

Lo dimostra la Farmacia Scagliola, una realtà con meno di 40 m² di area vendita, dove il robot è stato progettato per adattarsi agli spazi disponibili e supportare il lavoro quotidiano della farmacia.

Quindi, prima di pensare “nella mia farmacia non ci sta”, vale la pena chiedersi: “Come posso sfruttare meglio lo spazio che ho?”

Perché una farmacia piccola non significa necessariamente poco spazio per l’automazione. Significa che quello spazio va progettato bene.

E se il problema non fosse quanto spazio occupa il robot, ma quanto bisogna cambiare per inserirlo?

Mito 2
“Installare un robot significa rifare completamente la farmacia”

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Quando si pensa a un progetto di automazione, è facile immaginare una farmacia completamente diversa: nuovi arredi, nuovi percorsi, lavori invasivi e un’area vendita trasformata. Ma automatizzare non significa necessariamente ricominciare da capo.

Un progetto ben studiato parte dagli spazi esistenti e cerca il modo migliore per integrarli, concentrando dove possibile l’intervento nelle aree meno visibili alla clientela.

Alla Farmacia Santa Chiara, per esempio, il cambiamento più importante è avvenuto nel magazzino al piano interrato: il robot ha permesso di concentrare al suo interno parte dello stoccaggio, recuperando molto spazio. Nell’area vendita, invece, l’automazione arriva ai banchi senza modificare in modo evidente l’ambiente della farmacia.

Non sempre per automatizzare bisogna trasformare la farmacia. A volte il cambiamento più grande avviene proprio dove il cliente non lo vede.

E quando il robot entra nella gestione del magazzino, può emergere un altro dubbio.

Mito 3
“Con il robot perderò il controllo del magazzino”

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In farmacia ci sono abitudini che si costruiscono in anni. Sai dove cercare una determinata confezione, quali cassetti utilizzi più spesso e, in molti casi, conosci le referenze quasi a memoria.

Per questo può nascere un timore: “Se il robot gestisce le scatole, io come faccio a sapere dove sono?”

La realtà è che con il robot non hai bisogno di conoscere la posizione delle singole confezioni. E, allo stesso tempo, il controllo sul magazzino si amplia.

Hai informazioni precise sulle scadenze, sulla rotazione delle scorte e sulle confezioni che non vengono movimentate da tempo, così da poter organizzare i resi prima della scadenza.

La Farmacia Marušić, per esempio, ha scelto SINTESI e Pharmaload proprio per rendere più veloci e controllati ricezione, stoccaggio e recupero dei prodotti, con un controllo preciso delle scadenze e della rotazione delle scorte.

Non devi più sapere dove sono le singole scatole. Hai qualcosa di più: sai sempre cosa c’è nel tuo magazzino e cosa sta succedendo.

Mito 4
“Non mi serve un robot in farmacia”

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Se pensi al robot come a una macchina che prende le scatole e te le porta al banco, è facile arrivare a questa conclusione: “Perché dovrebbe servirmi?”
In realtà, la consegna è solo l’ultimo passaggio.

Il robot può prendere in carico la merce già dal suo arrivo in farmacia: controlla gli ordini ricevuti, stocca le confezioni e, quando servono, recupera automaticamente il prodotto corretto e con la scadenza più ravvicinata.

Il valore, quindi, non sta semplicemente nel fatto che una macchina recuperi un prodotto al posto tuo. Sta nel lavoro che riesce a prendere in carico lungo tutto il processo, liberando il farmacista da una serie di attività operative e ripetitive. E questo può avere effetti anche sul modo in cui il cliente vive il servizio.

Alla Farmacia Union, per esempio, il robot è collegato non solo alle postazioni al banco, ma anche alle cabine dedicate ai servizi: il farmacista può farsi consegnare direttamente i prodotti durante la consulenza, senza interromperla.

Il risultato non è solo un magazzino più efficiente. È anche un servizio più continuo e di maggiore qualità per il cliente.

Mito 5
“Il robot sostituisce il lavoro delle persone”

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Se una macchina può occuparsi di una parte del lavoro, significa che serviranno meno persone?
È una preoccupazione comprensibile, ma parte da un equivoco: il robot non sostituisce le persone. Sostituisce alcune attività che le persone non hanno necessariamente bisogno di svolgere.

Gestire la merce, sistemare i prodotti, cercare le confezioni, controllare delle scadenze: sono operazioni necessarie, ma ripetitive e a basso valore. Affidarle alla tecnologia significa liberare tempo per attività in cui la professionalità del farmacista fa la differenza: il consiglio, l’ascolto, la relazione con il paziente e i servizi.

Lo racconta bene l’esperienza di Farmacia Chopera. Il titolare ha scelto di affidare al robot il maggior numero possibile di attività di gestione proprio per lasciare al suo team più tempo da dedicare ai pazienti. Dopo l’installazione, chi prima si occupava delle mansioni ora automatizzate ha potuto dedicarsi ad altre attività importanti per la farmacia.

L’automazione, quindi, non elimina il lavoro delle persone.

Cambia il modo in cui viene distribuito.

Mito 6
“Se scelgo un robot oggi, domani sarò vincolato a questa configurazione”

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La farmacia cambia nel tempo: possono aumentare i volumi, cambiare gli spazi, modificarsi l’organizzazione del lavoro o nascere nuove esigenze. Per questo può esserci un timore: “Se oggi progetto l’automazione in un certo modo, domani dovrò tenermela così.”

Un progetto di automazione non dovrebbe essere una fotografia della farmacia nel momento in cui viene installato. Può evolvere insieme alla farmacia, attraverso ampliamenti e nuove integrazioni.

È successo alla Farmacia Comunale San Miniato Basso: dopo aver installato SINTESI nel 2020, alcuni anni più tardi la farmacia ha ampliato il progetto collegando una nuova stazione di consegna, integrata nella configurazione esistente.

L’automazione, quindi, non deve necessariamente essere un punto di arrivo. Può essere un progetto capace di crescere insieme alla farmacia.

Mito 7
“Il robot deve essere allo stesso piano dell’area vendita”

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Quando pensi a un robot in farmacia, è naturale immaginarlo vicino e possibilmente a vista. “Se non lo vedo, come faccio a sapere cosa sta succedendo?”

In realtà, il robot può essere installato anche in uno spazio o piano diverso dall’area vendita, collegandolo alle postazioni attraverso il sistema più adatto.Per sapere cosa sta succedendo non serve nemmeno essere accanto al robot: con GEMINI, la dashboard del robot Pharmathek è accessibile da qualsiasi dispositivo autorizzato presente in farmacia.

La Farmacia Internazionale di Bologna, per esempio, ha installato SINTESI al piano interrato, recuperando spazio per l’area vendita e la zona servizi.

La Farmacia Blesa di Tenerife ha invece scelto di installarlo al piano superiore.
Le Connected Exit permettono al team di sapere in tempo reale cosa viene erogato, a quale ordine appartiene e cosa sta arrivando.

Non è il piano a determinare se l’automazione può funzionare. È il progetto a trovare il modo migliore per collegare gli spazi della farmacia.

Mito 9
“Dopo l’installazione, se succede qualcosa sono da solo”

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Quando si introduce una tecnologia importante in farmacia, è normale chiedersi cosa succederà se, un giorno, qualcosa non funziona. Chi mi risponde se ho un problema? Quanto dovrò aspettare? E se il robot si ferma?

È un timore comprensibile: scegliere un robot significa anche affidargli una parte importante del lavoro quotidiano della farmacia.

Con Pharmathek, l’assistenza non interviene solo quando c’è un problema. Il team segue ogni sistema nel tempo, con due visite programmate all’anno e un’analisi costante dei dati per individuare possibili anomalie e intervenire prima che si verifichino.

E quando serve, dall’altra parte del telefono ci sono persone. Il team può intervenire tempestivamente da remoto oppure, se necessario, essere in farmacia in poche ore.

La Farmacia Bucine lo sa bene: dopo 13 anni di utilizzo di un robot SINTESI, ha scelto nuovamente Pharmathek per il suo nuovo robot. Tra gli elementi che hanno accompagnato questa scelta c’è stata anche la presenza costante di un team di assistenza conosciuto e sperimentato negli anni.

Perché un robot non si sceglie solo per la tecnologia che offre. Anche per le persone che continueranno a seguirlo nel tempo.

9 miti, una domanda

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Abbiamo parlato di spazi, installazione, utilizzo, lavoro del farmacista, organizzazione del magazzino, evoluzione della soluzione e assistenza.

Ma tutti questi miti hanno qualcosa in comune. Partono dall’idea che esista un unico modo di automatizzare una farmacia.

Una farmacia grande o piccola.
Un robot in un determinato spazio.
Un certo modo di lavorare.
Una configurazione che rimane uguale nel tempo.

La realtà è diversa.

Ogni farmacia ha spazi, flussi, volumi, persone ed esigenze proprie.

Per questo, prima ancora di chiedersi quale robot scegliere, vale la pena capire quale problema si vuole risolvere e come l’automazione potrebbe inserirsi nel modo di lavorare della propria farmacia.