Automatisierung in der Apotheke: 9 Mythen im Faktencheck

„Ein Kommissionierautomat? Das würde in meiner Apotheke keinen Sinn ergeben.“

Vielleicht haben Sie das schon einmal gedacht – aufgrund der räumlichen Gegebenheiten Ihrer Apotheke. Oder weil Sie sich eine aufwendige Installation, ein kompliziert zu bedienendes System oder eine Investition vorstellen, die sich später nur schwer anpassen lässt.

Diese Zweifel sind verständlich. Aber wie viel haben sie tatsächlich mit der Realität zu tun?

Wenn es um die Automatisierung in der Apotheke geht, können bestimmte Vorstellungen zu echten Hindernissen werden – noch bevor eine konkrete Lösung überhaupt geprüft wurde.

Deshalb haben wir 9 Mythen über die Automatisierung in der Apotheke gesammelt und anhand der Erfahrungen realer Apotheken auf die Probe gestellt, die sich für eine Automatisierung entschieden haben.

Unser Ziel ist nicht, Sie davon zu überzeugen, dass ein Kommissionierautomat für jede Apotheke die richtige Lösung ist. Wir möchten Ihnen helfen zu verstehen, ob und wie ein Automatisierungsprojekt in Ihrer Apotheke sinnvoll sein kann.

Mythos 1
„Der Kommissionierautomat ist zu groß für meine Apotheke“

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Wenn Sie an einen Kommissionierautomaten für die Apotheke denken, stellen Sie sich vielleicht eine große, sperrige Maschine vor, die einen eigenen Raum benötigt und in einer kleinen Apotheke schlicht keinen Platz findet.

Der entscheidende Punkt ist nicht, eine ausreichend große Apotheke für den Kommissionierautomaten zu finden. Es geht darum, den Kommissionierautomaten an die Apotheke anzupassen.

Die Abmessungen des Kommissionierautomaten können an die vorhandenen räumlichen Gegebenheiten angepasst werden. In manchen Fällen lässt sich das System genau dort installieren, wo zuvor Schubladenschränke standen. Der entscheidende Unterschied: Auf derselben Fläche können deutlich mehr Packungen gelagert und verwaltet werden.

SINTESI ist beispielsweise in verschiedenen Konfigurationen erhältlich und kann auch die vorhandene Raumhöhe optimal nutzen. So kann die Automatisierung auch in Apotheken mit begrenztem Platzangebot sinnvoll eingesetzt werden.

Das zeigt auch die Farmacia Scagliola: Auf weniger als 40 m² Verkaufsfläche wurde der Kommissionierautomat so geplant, dass er sich optimal in die vorhandenen Räumlichkeiten einfügt und den täglichen Arbeitsablauf der Apotheke unterstützt.

Bevor Sie also denken: „Das passt bei mir nicht“, lohnt sich die Frage: „Wie kann ich den vorhandenen Platz besser nutzen?“

Denn eine kleine Apotheke bedeutet nicht automatisch, dass kein Platz für Automatisierung vorhanden ist. Es bedeutet vielmehr, dass dieser Platz gut geplant werden muss.

Und wenn es gar nicht darum geht, wie viel Platz der Kommissionierautomat benötigt, sondern darum, wie viel verändert werden muss, um ihn zu integrieren?

Mythos 2
„Für die Installation eines Kommissionierautomaten muss ich die gesamte Apotheke umbauen“

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Wenn man an ein Automatisierungsprojekt denkt, entsteht schnell das Bild einer völlig veränderten Apotheke: neue Einrichtung, neue Wege, aufwendige Bauarbeiten und eine komplett umgestaltete Verkaufsfläche.

Doch Automatisierung bedeutet nicht zwangsläufig, von vorne anzufangen.

Ein gut geplantes Projekt geht von den vorhandenen Räumlichkeiten aus und sucht nach der besten Möglichkeit, die Automatisierung zu integrieren. Wo möglich, werden die Arbeiten auf Bereiche konzentriert, die für die Kunden weniger sichtbar sind.

In der Farmacia Santa Chiara fand die wichtigste Veränderung beispielsweise im Lager im Untergeschoss statt: Der Kommissionierautomat ermöglichte es, einen Teil der Lagerung zu zentralisieren und dadurch viel Platz zurückzugewinnen.

Im Verkaufsbereich hingegen reicht die Automatisierung bis zu den HV-Tischen, ohne das Erscheinungsbild der Apotheke sichtbar zu verändern.

Nicht jede Automatisierung erfordert einen Umbau der gesamten Apotheke. Manchmal findet die größte Veränderung genau dort statt, wo der Kunde sie nicht sieht.

Und wenn der Kommissionierautomat die Lagerverwaltung übernimmt, kann eine weitere Frage entstehen.

Mythos 3
„Mit dem Kommissionierautomaten verliere ich die Kontrolle über mein Lager“

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In einer Apotheke gibt es Gewohnheiten, die über Jahre entstehen. Sie wissen, wo Sie eine bestimmte Packung finden, welche Schubladen Sie am häufigsten verwenden und kennen viele Artikelnummern beinahe auswendig.

Deshalb kann eine Sorge entstehen: „Wenn der Kommissionierautomat die Packungen verwaltet, wie weiß ich dann, wo sie sind?“

Tatsächlich müssen Sie mit einem Kommissionierautomaten nicht mehr wissen, wo sich die einzelnen Packungen befinden. Gleichzeitig erhalten Sie einen umfassenderen Überblick über Ihr Lager.

Sie haben präzise Informationen zu Verfallsdaten, Lagerumschlag und Packungen, die längere Zeit nicht bewegt wurden. So können Sie Rücksendungen rechtzeitig vor Ablauf der Verfallsfrist organisieren.

Die Farmacia Marušić hat sich beispielsweise für SINTESI und Pharmaload entschieden, um Wareneingang, Einlagerung und Bereitstellung der Produkte schneller und kontrollierter zu gestalten – mit einer präzisen Kontrolle der Verfallsdaten und des Lagerumschlags.

Sie müssen nicht mehr wissen, wo sich jede einzelne Packung befindet. Sie haben etwas Besseres: Sie wissen jederzeit, was sich in Ihrem Lager befindet und was dort passiert.

Mythos 4
„Ich brauche keinen Kommissionierautomaten in meiner Apotheke“

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Wenn Sie den Kommissionierautomaten als eine Maschine betrachten, die Packungen aus dem Lager holt und sie an den HV-Tisch bringt, liegt dieser Gedanke nahe: „Wozu sollte ich ihn brauchen?“

Tatsächlich ist die Ausgabe nur der letzte Schritt.

Der Kommissionierautomat kann bereits beim Wareneingang einen Teil der Prozesse übernehmen: Er verarbeitet die eingegangenen Bestellungen, lagert die Packungen ein und holt bei Bedarf automatisch das richtige Produkt mit dem nächstliegenden Verfallsdatum.

Der Mehrwert liegt also nicht allein darin, dass eine Maschine ein Produkt für Sie aus dem Lager holt. Entscheidend ist vielmehr, wie viele Arbeitsschritte sie entlang des gesamten Prozesses übernehmen kann – und wie viel Zeit das Apothekenteam dadurch für andere Aufgaben gewinnt.

Das zeigt auch die Erfahrung der Farmacia Union: Dort ist der Kommissionierautomat nicht nur mit den HV-Plätzen, sondern auch mit den Kabinen für verschiedene Dienstleistungen verbunden. Die Mitarbeiter an den HV-Tischen können sich die benötigten Produkte direkt während der Beratung liefern lassen, ohne diese unterbrechen zu müssen.

Das Ergebnis ist nicht nur eine effizientere Lagerverwaltung. Es ermöglicht auch einen kontinuierlichen und qualitativ hochwertigen Service für den Kunden.

Mythos 5
„Der Kommissionierautomat ersetzt die Arbeit der Menschen“

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Wenn eine Maschine einen Teil der Arbeit übernehmen kann, bedeutet das dann, dass weniger Mitarbeiter benötigt werden?

Diese Sorge ist verständlich, beruht aber auf einem Missverständnis: Der Kommissionierautomat ersetzt keine Menschen. Er übernimmt bestimmte Tätigkeiten, die nicht unbedingt von Menschen ausgeführt werden müssen.

Waren verwalten, Produkte einlagern, Packungen suchen, Verfallsdaten kontrollieren: Das sind notwendige, aber wiederkehrende Tätigkeiten mit geringem Mehrwert. Sie an die Technologie zu übertragen, schafft Zeit für Aufgaben, bei denen die Kompetenz des Apothekers den Unterschied macht: Beratung, Zuhören, persönliche Betreuung der Kunden und Dienstleistungen.

Die Erfahrung der Farmacia Chopera zeigt dies besonders deutlich. Der Inhaber entschied sich, möglichst viele Aufgaben der Lagerverwaltung dem Kommissionierautomaten zu übertragen, um seinem Team mehr Zeit für die Kunden zu geben. Nach der Installation konnten sich die Mitarbeiter, die zuvor für die nun automatisierten Tätigkeiten zuständig waren, anderen wichtigen Aufgaben in der Apotheke widmen.

Automatisierung bedeutet also nicht, dass die Arbeit der Menschen wegfällt.

Sie verändert vielmehr die Art und Weise, wie die Arbeit verteilt wird.

Mythos 6
„Wenn ich heute einen Kommissionierautomaten auswähle, bin ich morgen an diese Konfiguration gebunden“

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Eine Apotheke verändert sich im Laufe der Zeit: Die Mengen können steigen, die räumlichen Gegebenheiten können sich verändern, die Arbeitsorganisation kann sich weiterentwickeln oder neue Anforderungen können entstehen.

Deshalb kann die Sorge entstehen: „Wenn ich die Automatisierung heute auf eine bestimmte Weise plane, muss sie morgen genauso bleiben.“

Ein Automatisierungsprojekt sollte jedoch keine Momentaufnahme der Apotheke zum Zeitpunkt der Installation sein. Es kann sich gemeinsam mit der Apotheke weiterentwickeln – durch Erweiterungen und neue Integrationen.

Genau das ist bei der Farmacia Comunale San Miniato Basso passiert: Nach der Installation von SINTESI im Jahr 2020 wurde das Projekt einige Jahre später erweitert. Eine neue Ausgabestation wurde in die bestehende Konfiguration integriert.

Automatisierung muss also nicht zwangsläufig ein Endpunkt sein. Sie kann ein Projekt sein, das gemeinsam mit der Apotheke wächst.

Mythos 7
„Der Kommissionierautomat muss sich auf derselben Etage wie der Verkaufsbereich befinden“

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Wenn Sie an einen Kommissionierautomaten in der Apotheke denken, stellen Sie ihn sich wahrscheinlich in der Nähe des Verkaufsbereichs und möglichst sichtbar vor. „Wenn ich ihn nicht sehe, woher weiß ich dann, was gerade passiert?“

Tatsächlich kann der Kommissionierautomat auch auf einer anderen Etage oder in einem anderen Bereich als der Verkaufsfläche installiert und über das passende System mit den Arbeitsplätzen verbunden werden.

Und um zu wissen, was gerade passiert, müssen Sie nicht einmal direkt neben dem Kommissionierautomaten stehen: Mit GEMINI ist das Dashboard des Pharmathek-Kommissionierautomaten von jedem autorisierten Gerät in der Apotheke aus zugänglich.

Die Farmacia Internazionale in Bologna hat SINTESI beispielsweise im Untergeschoss installiert und dadurch Platz für den Verkaufsbereich und die Servicezone gewonnen.

Die Farmacia Blesa auf Teneriffa hat sich dagegen für eine Installation im Obergeschoss entschieden. Die Connected Exits ermöglichen es dem Team, in Echtzeit zu sehen, welches Produkt ausgegeben wird, zu welchem Auftrag es gehört und welche Lieferung gerade ankommt.

Nicht die Etage entscheidet darüber, ob Automatisierung funktioniert. Das Projekt findet die passende Lösung, um die verschiedenen Bereiche der Apotheke miteinander zu verbinden.

Mythos 9
„Nach der Installation bin ich auf mich allein gestellt, wenn etwas passiert“

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Wenn eine wichtige Technologie in die Apotheke integriert wird, ist es normal, sich zu fragen, was passiert, wenn eines Tages etwas nicht funktioniert. Wer antwortet, wenn ich ein Problem habe? Wie lange muss ich warten? Und was passiert, wenn der Kommissionierautomat ausfällt?

Diese Sorge ist verständlich: Wer sich für einen Kommissionierautomaten entscheidet, vertraut ihm auch einen wichtigen Teil des täglichen Arbeitsablaufs der Apotheke an.

Bei Pharmathek beginnt der Service nicht erst, wenn ein Problem auftritt. Das Team begleitet jedes System langfristig – mit zwei planmäßigen Servicebesuchen pro Jahr und einer kontinuierlichen Datenanalyse, um mögliche Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen und einzugreifen, bevor es zu Problemen kommt.

Und wenn Unterstützung erforderlich ist, stehen am anderen Ende des Telefons Menschen. Das Team kann schnell per Fernwartung eingreifen oder, falls erforderlich, innerhalb weniger Stunden vor Ort sein.

Die Farmacia Bucine kennt diesen Service aus eigener Erfahrung: Nach 13 Jahren mit einem SINTESI-Kommissionierautomaten entschied sich die Apotheke erneut für Pharmathek. Ein wichtiger Faktor für diese Entscheidung war auch die kontinuierliche Betreuung durch ein Service-Team, das über die Jahre vertraut und bewährt geworden ist.

Denn bei der Wahl eines Kommissionierautomaten zählt nicht nur die Technologie. Auch die Menschen, die ihn langfristig begleiten, spielen eine wichtige Rolle.

9 Mythen, eine Frage

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Wir haben über Platzbedarf, Installation, Bedienung, die Arbeit des Apothekers, Lagerverwaltung, die Weiterentwicklung der Lösung und den Service gesprochen.

Doch all diese Mythen haben etwas gemeinsam.

Sie beruhen auf der Vorstellung, dass es nur eine Möglichkeit gibt, eine Apotheke zu automatisieren.

Eine große oder kleine Apotheke.
Ein Kommissionierautomat an einem bestimmten Ort.
Eine bestimmte Arbeitsweise.
Eine Konfiguration, die im Laufe der Zeit unverändert bleibt.

Die Realität sieht anders aus.

Jede Apotheke hat ihre eigenen Räumlichkeiten, Abläufe, Mengen, Mitarbeiter und Anforderungen.

Deshalb lohnt es sich, vor der Entscheidung, welchen Kommissionierautomaten man wählen sollte, zunächst zu klären, welches Problem gelöst werden soll und wie sich die Automatisierung in die Arbeitsweise der eigenen Apotheke integrieren lässt.