Automatisation en pharmacie : 9 mythes à déconstruire

« Un robot ? Dans ma pharmacie, ça n’aurait aucun sens. »

Vous l’avez peut-être pensé en regardant l’espace dont vous disposez. Ou peut-être parce que vous imaginez une installation trop invasive, un système compliqué à utiliser ou un investissement difficile à faire évoluer dans le temps. Ces interrogations sont parfaitement compréhensibles. Mais correspondent-elles vraiment à la réalité ?

Lorsqu’on parle d’automatisation en pharmacie, certaines idées reçues finissent par devenir de véritables freins, avant même d’avoir étudié une solution concrète.

C’est pourquoi nous avons rassemblé 9 mythes sur l’automatisation en pharmacie et les avons confrontés à l’expérience de pharmacies qui ont fait le choix de s’automatiser.

L’objectif n’est pas de vous convaincre qu’un robot est la solution pour toutes les pharmacies. Il s’agit plutôt de vous aider à comprendre si, et de quelle manière, un projet d’automatisation peut avoir du sens dans votre pharmacie.

Mythe 1
« Le robot est trop grand pour ma pharmacie »

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Quand vous pensez à un robot pour la pharmacie, il est facile d’imaginer une machine encombrante, qui nécessite un espace dédié et qui, tout simplement, ne peut pas entrer dans une petite pharmacie. Le sujet n’est pas de trouver une pharmacie assez grande pour accueillir le robot. Il s’agit de concevoir le robot en fonction de la pharmacie.

Les dimensions du robot peuvent être conçues en fonction de l’espace disponible et, dans certains cas, le système peut être installé exactement à l’endroit où se trouvaient auparavant les meubles à tiroirs. Avec une différence importante : dans le même espace, vous pouvez gérer beaucoup plus de boîtes.

SINTESI, par exemple, est disponible dans différentes configurations et peut également exploiter la hauteur disponible. L’automatisation peut ainsi trouver sa place même dans des pharmacies disposant d’un espace limité.

La Pharmacie Scagliola en est un bon exemple : avec moins de 40 m² de surface de vente, le robot a été conçu pour s’adapter à l’espace disponible et accompagner le travail quotidien de l’équipe officinale.

Alors, avant de penser « dans ma pharmacie, ça ne rentrera pas », il peut être intéressant de se demander : « Comment puis-je mieux exploiter l’espace dont je dispose ? »

Parce qu’une petite pharmacie ne signifie pas nécessairement qu’il y a peu de place pour l’automatisation. Cela signifie que cet espace doit être bien pensé.

Et si le problème n’était pas la place occupée par le robot, mais plutôt tout ce qu’il faut modifier pour l’intégrer ?

Mythe 2
« Installer un robot signifie refaire complètement la pharmacie »

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Quand on pense à un projet d’automatisation, il est facile d’imaginer une pharmacie complètement transformée : nouveau mobilier, nouveaux parcours, travaux importants et espace de vente réaménagé. Mais automatiser ne signifie pas nécessairement repartir de zéro.

Un projet bien pensé part des espaces existants et cherche la meilleure façon de les intégrer, en concentrant lorsque cela est possible les travaux dans les zones les moins visibles pour les clients.

À la Pharmacie Santa Chiara, par exemple, le changement le plus important a eu lieu dans la réserve située au sous-sol : le robot a permis d’y concentrer une partie du stockage et de récupérer beaucoup d’espace. Dans l’espace de vente, en revanche, l’automatisation arrive jusqu’aux comptoirs sans modifier de manière visible l’environnement de la pharmacie.

Pour automatiser, il n’est pas toujours nécessaire de transformer la pharmacie. Parfois, le changement le plus important se produit précisément là où le client ne le voit pas.

Et lorsque le robot intervient dans la gestion du stock, un autre doute peut surgir.

Mythe 3
« Avec le robot, je vais perdre le contrôle de mon stock »

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Dans une pharmacie, certaines habitudes se construisent au fil des années. Vous savez où chercher une boîte précise, quels tiroirs vous utilisez le plus souvent et, dans de nombreux cas, vous connaissez presque les références par cœur.

Il peut donc y avoir une crainte : « Si le robot gère les boîtes, comment vais-je savoir où elles se trouvent ? »

En réalité, avec le robot, vous n’avez pas besoin de connaître l’emplacement de chaque boîte. Et, dans le même temps, vous gagnez en visibilité sur votre stock.

Vous disposez d’informations précises sur les dates de péremption, la rotation des stocks et les boîtes qui n’ont pas été utilisées depuis longtemps, ce qui vous permet d’organiser les retours avant leur date de péremption.

La Pharmacie Marušić, par exemple, a choisi SINTESI et Pharmaload pour rendre plus rapides et mieux maîtrisées la réception, le stockage et la récupération des produits, avec un suivi précis des dates de péremption et de la rotation des stocks.

Vous n’avez plus besoin de savoir où se trouvent les boîtes. Vous avez quelque chose de plus : vous savez toujours ce que contient votre stock et ce qui s’y passe.

Mythe 4
« Je n’ai pas besoin d’un robot dans ma pharmacie »

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Si vous imaginez le robot comme une machine qui prend les boîtes et vous les apporte au comptoir, il est facile d’arriver à cette conclusion : « À quoi pourrait-il bien me servir ? » En réalité, la délivrance n’est que la dernière étape.

Le robot peut prendre en charge les produits dès leur arrivée à la pharmacie : il contrôle les commandes reçues, stocke les boîtes et, lorsqu’elles sont nécessaires, récupère automatiquement le bon produit, avec la date de péremption la plus proche.

La valeur ne réside donc pas simplement dans le fait qu’une machine récupère un produit à votre place. Elle réside dans tout le travail qu’elle peut prendre en charge tout au long du processus, en libérant le pharmacien d’un certain nombre de tâches opérationnelles et répétitives. Et cela peut également avoir un impact sur la manière dont le client vit le service.

À la Pharmacie de Union, par exemple, le robot est relié non seulement aux postes de comptoir, mais aussi aux espaces dédiés aux services : le pharmacien peut se faire délivrer directement les produits pendant la consultation, sans l’interrompre.

Le résultat n’est pas seulement un stock mieux géré. C’est aussi un service plus fluide et de meilleure qualité pour le client.

Mythe 5
« Le robot remplace le travail des personnes »

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Si une machine peut prendre en charge une partie du travail, cela signifie-t-il qu’il faudra moins de personnel ?
C’est une inquiétude compréhensible, mais elle repose sur un malentendu : le robot ne remplace pas les personnes. Il remplace certaines tâches que les équipes n’ont pas nécessairement besoin d’effectuer elles-mêmes.

Gérer les produits, ranger les boîtes, chercher les références, contrôler les dates de péremption : ce sont des opérations nécessaires, mais répétitives et à faible valeur ajoutée. Les confier à la technologie permet de libérer du temps pour les activités où l’expertise du pharmacien fait la différence : le conseil, l’écoute, la relation avec le patient et les services.

L’expérience de la Pharmacie Chopera l’illustre bien. Son titulaire a choisi de confier au robot le plus grand nombre possible de tâches de gestion afin de laisser à son équipe davantage de temps à consacrer aux patients. Après l’installation, les personnes qui s’occupaient auparavant des tâches désormais automatisées ont pu se consacrer à d’autres activités importantes pour la pharmacie.

L’automatisation ne supprime donc pas le travail des personnes.

Elle change la façon dont il est réparti.

Mythe 6
« Si je choisis un robot aujourd’hui, je serai bloqué avec cette configuration demain »

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Une pharmacie évolue au fil du temps : les volumes peuvent augmenter, les espaces changer, l’organisation du travail évoluer ou de nouveaux besoins apparaître. Il peut donc y avoir une crainte : « Si je conçois mon robot d’une certaine manière aujourd’hui, devrai-je le conserver ainsi demain ? »

Un projet d’automatisation ne devrait pas être une photographie de la pharmacie au moment de son installation. Il peut évoluer avec la pharmacie, grâce à des extensions et à de nouvelles intégrations.

C’est ce qui s’est passé à la Pharmacie Communale San Miniato Basso : après avoir installé SINTESI en 2020, la pharmacie a, quelques années plus tard, étendu son projet en ajoutant un poste de délivrance, intégré à la configuration existante.

L’automatisation ne doit donc pas nécessairement être un aboutissement. Elle peut être un projet capable d’évoluer avec la pharmacie.

Mythe 7
« Le robot doit être installé au même niveau que l’espace de vente »

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Quand on pense à un robot en pharmacie, il est naturel de l’imaginer à proximité et, si possible, visible. « Si je ne le vois pas, comment savoir ce qui se passe ? »

En réalité, le robot peut également être installé dans un espace ou à un niveau différent de l’espace de vente, en le reliant aux postes de travail grâce au système le plus adapté. Pour savoir ce qui se passe, il n’est même pas nécessaire d’être à côté du robot : avec GEMINI, le tableau de bord du robot Pharmathek est accessible depuis tout appareil autorisé présent dans la pharmacie.

La Pharmacie Internazionale de Bologne, par exemple, a installé SINTESI au sous-sol, libérant ainsi de l’espace pour l’espace de vente et la zone dédiée aux services.

La Pharmacie Blesa de Tenerife a, quant à elle, choisi de l’installer à l’étage.
Les Connected Exit permettent à l’équipe de suivre en temps réel les produits délivrés, les commandes correspondantes et les produits en cours de préparation.

Ce n’est pas le niveau auquel le robot est installé qui détermine si l’automatisation peut fonctionner. C’est le projet qui permet de trouver la meilleure façon de relier les différents espaces de la pharmacie.

Mythe 9
« Après l’installation, je serai seul en cas de problème »

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Lorsqu’on envisage d’installer une nouvelle technologie dans sa pharmacie, une question peut rapidement se poser : que se passe-t-il si un jour le robot rencontre un problème ? Qui contacter ? Combien de temps faudra-t-il attendre pour intervenir ?

C’est une inquiétude compréhensible : choisir un robot, c’est aussi lui confier une partie du fonctionnement quotidien de la pharmacie.

L’accompagnement ne s’arrête pourtant pas au moment de l’installation. Avec Pharmathek, chaque système bénéficie d’un suivi dans le temps, avec deux visites de maintenance programmées par an et une analyse régulière des données pour détecter d’éventuelles anomalies et intervenir en amont.

Et lorsqu’une intervention est nécessaire, l’équipe peut intervenir rapidement à distance ou, si besoin, se déplacer en pharmacie en quelques heures.

La Pharmacie Bucine en témoigne : après 13 ans d’utilisation d’un robot SINTESI, elle a choisi de renouveler sa confiance à Pharmathek avec un nouveau robot. La présence, au fil des années, d’une équipe d’assistance qu’elle connaissait et en laquelle elle avait confiance a également compté dans cette décision.

Parce qu’un robot ne se choisit pas uniquement pour la technologie qu’il propose, mais aussi pour l’accompagnement qui l’entoure dans la durée.

9 mythes, une question

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Nous avons parlé d’espace, d’installation, d’utilisation, du travail du pharmacien, de l’organisation du stock, de l’évolution de la solution et de l’assistance.

Mais tous ces mythes ont quelque chose en commun. Ils partent de l’idée qu’il existe une seule façon d’automatiser une pharmacie.

Une pharmacie grande ou petite.
Un robot dans un espace donné.
Une certaine façon de travailler.
Une configuration qui reste identique dans le temps.

La réalité est différente.

Chaque pharmacie a ses propres espaces, flux, volumes, équipes et besoins.

C’est pourquoi, avant même de se demander quel robot choisir, il vaut la peine de comprendre quel problème on souhaite résoudre et comment l’automatisation pourrait s’intégrer dans le fonctionnement de sa propre pharmacie.